Grip op perfect samenwerken

Om perfect samen te kunnen werken en niet te ontsporen heeft een team grip op de GRIP randvoorwaarden.

Het succes van een team wordt niet zozeer bepaald door de individuele leden van een team. Wie er in het team zit blijkt amper van belang te zijn. Het succes wordt voornamelijk bepaald door de verbinding en interacties tussen de leden van het team. Het gaat erom hoe de teamleden met elkaar omgaan. Uit onderzoek (Google) blijkt het belang van een psychologisch veilige omgeving op basis van een aantal specifieke gedragsnormen in de onderlinge interacties. Gedragsnormen die worden genoemd zijn: vrij voelen om je uit te spreken, kwetsbaar durven opstellen, vragen stellen en met ideeŽn komen zonder het gevoel te hebben dat je kan worden uitgelachen. In perfect samenwerkende teams komen alle leden ongeveer evenveel aan bod en kunnen de leden op een sociaal gevoelige manier goed naar elkaar luisteren. Charles Duhigg (The New York Times) was betrokken bij de zoektocht naar het perfecte team (‘Smarter Faster Better’ 2016).

Randvoorwaarden: hygiŽnefactoren voor het perfecte team
Het Google onderzoek werpt een mooi licht op het belang van de kwaliteit van het sociale weefsel van teamgenoten als succesbepalende factor. De onderzoekers concluderen dat het begrijpen en beÔnvloeden van de groepsnormen in de onderlinge interactie bepalend zijn voor het succes. Hiervoor zijn wel een aantal randvoorwaarden noodzakelijk. Deze randvoorwaarden dienen de juiste context te scheppen om enerzijds de perfecte samenwerking mogelijk te maken, anderzijds om conflictsituaties en ontsporing van het team te voorkomen. Onvoldoende of onduidelijke randvoorwaarden kunnen namelijk belangentegenstellingen en conflicten aanwakkeren die ten koste kunnen gaan van de succesvolle interacties en dynamiek in de samenwerking. De randvoorwaarden gelden dus als hygiŽnefactoren voor het perfecte team; ze zijn niet primair bepalend voor het succes maar kunnen bij afwezigheid wel degelijk het succes in de weg staan. De randvoorwaarden, weergegeven met het acroniem GRIP, zijn achtereenvolgens: (1) Goals, (2) Rollen, (3) Interpersoonlijke verschillen en (4) Plaats.

1. Randvoorwaarde Goals: ambitie en doelen
Ten eerste dienen de ambitie en de doelen van het samenwerkingsverband voor alle teamleden duidelijkheid en betekenisvol te zijn. Er is een gemeenschappelijk ambitie die door het gehele team gedeeld wordt (psychologisch contract). Een ieder weet en voelt waar ze met elkaar voor staan (missie) en waar ze volgens welke gedragsregels (waarden en normen) met elkaar voor gaan (visie). De met elkaar geformuleerde doelen zijn helder en voldoende tastbaar voor een ieder. De doelen zijn gemeenschappelijk en anders in elk geval gelijkgericht en niet conflicterend met elkaar. Ook zijn er betrokkenheid en eenduidigheid ten aanzien van de vraagstelling voor het team; er is een gedeelde probleemstelling nodig om tot een goede besluitvorming te komen. Deze randvoorwaarde betreft de richting van het team en verdient continu aandacht; er kan niet worden volstaan met slechts aandacht bij de start van de samenwerking of een project (‘Start with Why’).

2. Randvoorwaarde Rollen: rollen en belangen
Ten tweede dient er duidelijkheid te zijn ten aanzien van de diverse rollen en de mogelijk uiteenlopende belangen in het team. Naast gemeenschappelijke belangen zijn er meestal ook individuele belangen. Het is de kunst om met respect voor elkaars belangen te komen tot overeenkomsten die in ieders belang zijn. Onderlinge verwarring en competitie over de rollen dienen te worden vermeden. Waar mogelijk is er een scheiding van rollen en is het duidelijk welke rol in welke hand ligt. Het kan voorkomen dat meerdere rollen bij ťťn persoon liggen of meerdere personen dezelfde rol hebben. Dit dient voor een ieder duidelijk te zijn en in goed overleg met elkaar te zijn overeengekomen. Wanneer dit niet het geval is ontstaan er allerlei mogelijke conflictsituaties als gevolg van de zogenoemde rolconfluentie. Dit is bijvoorbeeld het geval bij partners met soms wel 3 ŗ 4 rollen in een maatschap in de zorg (medisch specialisten), advocatuur en accountancy.

3. Randvoorwaarde Interpersoonlijke verschillen
Ten derde dient het voor het team duidelijk te zijn welke competenties nodig zijn wil het als team succesvol kunnen zijn. Het is van belang inzicht te hebben in de talenten waarover het team kan beschikken, welke talenten ontwikkeld kunnen worden en welke talenten ontbreken. Ook is het goed om bewust te zijn van de verschillen in perspectieven en stijlvoorkeuren van de diverse teamleden en deze verschillen te herkennen en te accepteren. De diversiteit in competenties, talenten, perspectieven en stijlen kan het team goed van pas komen om de juiste besluiten te nemen en om creatief en wendbaar in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. De diversiteit is echter niet alleen een bron voor innovatie en verandering, het is ook een bron voor verdeeldheid met interne tegenstellingen en conflicten. De spanning die dit met zich meebrengt dient een perfect team te kunnen dragen op basis van de gemeenschappelijk doelen en belangen in het samenwerkingsverband.

4. Randvoorwaarde Plaats: kader en ruimte
Ten vierde dient er een duidelijke omschrijving te zijn van het kader waarin het team kan functioneren. Een duidelijk kader geeft ruimte en een zekere vrijheid om zelfstandig als team te werk te gaan. Ook dient er voldoende speelruimte te zijn voor experimenten met klanten en andere stakeholders om snel en wendbaar aan continue verbetering en innovatie te werken.
Voor het team en voor iedereen waarmee het team samenwerkt dient duidelijk te zijn tot hoever de vrijheid reikt in de inrichting van het samenwerkingsverband. Hierbij gaat het niet alleen om de structuur en coŲrdinatie, maar ook over procedures, systemen en technologie. De inrichting dient in principe ondersteunend te zijn; waar mogelijk wordt ruimte gegeven voor ondersteuning op maat (technologie, coaching, budget). De mate van vrijheid zal afhangen van de rationale en de opdracht van het team. Zo zal voor innovatie de benodigde vrijheid groter zijn dan voor een verbetering en optimalisatie van de huidige manier van werken.

Grip op de GRIP randvoorwaarden
Ontegenzeggelijk is psychologische veiligheid een hele belangrijke factor voor teams. Elk van ons heeft wel de voordelen maar ook de nadelen mogen ervaren wanneer mensen in een samenwerkingsverband benoemen wat er speelt en zich kwetsbaar durven op te stellen. En wie is niet tot nieuwe inzichten gekomen bij het luisteren naar een ander perspectief van iemand die in een bespreking tot dusver niet aan bod is gekomen. Het zijn onder andere deze specifieke gedragsnormen die vorm geven aan de succesbepalende onderlinge interactie en groepsdynamiek van een perfect team. In dit blogartikel hebben we aangegeven dat hiervoor randvoorwaarden nodig zijn. Deze GRIP randvoorwaarden dienen als hygiŽnefactoren voldoende en duidelijk aanwezig te zijn. Grip op deze randvoorwaarden hebben is voor een team van vitaal belang. Het schept niet alleen de conditie om tot perfect samenwerken te kunnen komen, het voorkomt ook conflictsituaties en een mogelijke ontsporing van het team. 

Nanne Dodde en Paul de Beurs

keer gelezen
Reageer | reacties

Let op: de Anti-spam code is slechts 15 minuten geldig.
Tip: als u een reactie met veel woorden heeft, typ deze dan eerst in Word en plak hem vervolgens in het Reactieveld hieronder.






 

Nanne Dodde is gespecialiseerd in strategie- en groepsontwikkeling en complexe verandertrajecten, met specifieke expertise op het gebied van sociale netwerken en interactiepatronen in samenwerkingsverbanden. Hij adviseert en begeleidt professionals en organisaties. Hij heeft veel ervaring opgedaan in diverse directie-, bestuurs- en toezichtfuncties in het bedrijfsleven en in de gezondheidszorg. Op het gebied van leiderschap en verandermanagement geeft Nanne lezingen en workshops (oa. Nyenrode en Beeckestijn); hij is ambassadeur voor het Platform voor Klantgericht Ondernemen. Voor nadere informatie: http://www.3nd.nl.

 


Paul de Beurs is psychiater/psychotherapeut en mediator. Hij coacht en begeleidt artsen individueel, maatschappen/vakgroepen en raden van bestuur. Daarnaast is hij adviseur voor de overheid en begeleidt hij specialistische politieteams, vooral gericht op het gezond houden van groepsprocessen. Hij heeft zeer ruime ervaring in het veld van de GGZ en het algemeen ziekenhuis, zowel inhoudelijk, op management als op bestuurlijk niveau. Voor nadere informatie: http://www.debeursadviesenbemiddeling.nl